כיצד להתמודד עם שיחת שימוע בעבודה עקב טענות לחוסר מוטיבציה?

עובד הייטק, שנמצא בחברה כבר הרבה שנים וזכה לשבחים בעבר, זומן לשיחת שימוע עם מנהל חדש שהחליף את מנהלו הקודם. בשיחה מפורטת של העובד עם אליעד כהן, עלו מספר נקודות קריטיות להתמודדות יעילה עם המצב, כולל גישה נכונה, שאלות שיש לשאול במהלך השימוע, ואיך להתמודד באופן מקצועי מול הטענות שהועלו.

האם באמת מדובר בבעיה של חוסר מוטיבציה?

ראשית, חשוב להבין ש"חוסר מוטיבציה" הוא פירוש ולא עובדה. אליעד מדגיש כי כאשר המנהל החדש אומר שהעובד "לא מספיק מוטיבטיבי", יש לברר מהן ההוכחות לכך. למשל, אם המנהל טוען שפרויקטים מתעכבים, חשוב לשאול ספציפית מדוע הם מתעכבים ולא להסכים מיד לטענה כללית של חוסר מוטיבציה. צריך לברר האם הפרויקטים מתעכבים בגלל עומס, בעיות טכניות, או סיבות אחרות.

אליעד ממליץ לשאול בשימוע:

• מהן הדוגמאות הספציפיות שגרמו לך לחשוב שאין לי מוטיבציה?
• האם אתה חושב שהבעיה היא חוסר רצון שלי להצליח, או שאולי אני פשוט לא מבין את הציפיות שלך בצורה נכונה?

איך להתמודד עם התחושה שהמנהל מתנכל אישית?

העובד מרגיש שהבעיה היא אישית כיוון שבעבר המנהל הקודם היה מרוצה. אליעד מסביר שאסור להניח זאת מראש. העובדה שהמנהל החדש לא מרוצה לא בהכרח אומרת שמדובר בהתנכלות אישית. יכול להיות שהמנהל החדש פשוט מצפה לדברים אחרים בתפקיד.

אליעד ממליץ לעובד לשאול:

• האם אתה חושב שיש אי הבנה בינינו לגבי מה שנדרש ממני בתפקיד?
• מה השתנה בתפקיד מאז שהייתי עובד מוערך למצב הנוכחי?

מהי הדרך הנכונה להתכונן לשיחת שימוע?

אליעד ממליץ לא להיכנס לשיחת השימוע בעמדה מתגוננת או התקפית, אלא לנהל אותה באופן ענייני ומקצועי. במקום להאשים או להתגונן, על העובד לנסות להבין מה עומד מאחורי הטענות ולשאול שאלות ענייניות.

לדוגמה, במקום לשאול "מה מצופה ממני?" (שיכול להעיד על פסיביות), עדיף לשאול:

• איך אתה רואה את הגדרת התפקיד שלי כיום?
• איזה פעולות לדעתך אם אבצע יגרמו לחברה להצליח יותר?

חשוב להפגין בשיחה מוכנות להשתפר, ולנסות ליצור שיח ברור יותר סביב מהות התפקיד והציפיות.

מה אם העובד מרגיש שאין הגדרה ברורה של התפקיד?

אליעד מזהיר מהתעקשות על "הגדרה מדויקת" של התפקיד, במיוחד ככל שהתפקיד בכיר יותר. התעקשות כזו עלולה להתפרש כחוסר נכונות לקחת אחריות ולהוביל. עדיף להתנסח בצורה יוזמת וחיובית, למשל:

• "הייתי רוצה להבין טוב יותר איך אוכל לממש את הפוטנציאל שלי ולתרום יותר להצלחת החברה."
• "אני מבין שככל שהתקדמתי מצופה ממני להגדיל ראש, אשמח להבין באילו תחומים אתה מצפה לכך במיוחד."

האם יש מקום להזכיר את העלות הכלכלית של פיטורי עובד ותיק?

אליעד מציע שהעובד יזכיר באופן מתון ואסטרטגי כי להחליף עובד ותיק, שכבר בקיא במערכות של החברה, זו עלות גבוהה. הוא מציע לעובד לומר:

"אני כבר הרבה שנים בחברה ומכיר היטב את המערכות. להביא עובד חדש ולהכשיר אותו ייקח הרבה זמן וכסף. אולי כדאי שננסה לתאם בינינו מחדש ציפיות לפני שתחליטו על סיום העסקה."

כיצד לנהל את השיחה עצמה?

אליעד מציע לפתוח את השיחה בצורה כזו:

• "אני רוצה להבין באופן ענייני מה בדיוק הסיבות לשימוע, ואיך אוכל להשתפר ולתרום יותר להצלחה של החברה."
• "חשוב לי להבין האם יש משהו ספציפי בהתנהלות שלי שגורם לכם להרגיש שאין לי מוטיבציה."

אם המנהל עונה בצורה כללית, אליעד מדגיש שחשוב להתעקש על דוגמאות ספציפיות ולשאול שאלות ממוקדות, כמו:

• "האם תוכל לתת דוגמה למקרה ספציפי שבו הרגשת שלא הייתי מספיק מעורב או אכפתי?"
• "אם אני אשנה את הפעולות האלה ואלה, האם לדעתך זה יענה על הציפיות שלך?"

האם לערב גורמים נוספים כמו מנהל קודם או HR?

אליעד ממליץ לעובד לשקול להזמין לשימוע את המנהל הקודם, שהכיר את העבודה שלו היטב ויכול לתת נקודת מבט נוספת. בנוסף, ניתן לערב גורמי HR לפני השימוע או אחריו, בגישה חברית, ולהבהיר להם שהעובד מעוניין להבין לעומק את הסיטואציה ולפתור את הבעיות בצורה טובה לחברה.

איך להגיב אם נראה שההחלטה לפטר כבר התקבלה?

גם במקרים שבהם נראה שההחלטה כבר "סגורה", אליעד מזכיר שישנם מקרים בהם עובדים הצליחו לשנות את ההחלטה לאחר שהפגינו נכונות אמיתית לשינוי. הוא ממליץ שהעובד יראה נכונות לתקופת ניסיון מוגדרת או לבחון אפשרות להישאר בתפקיד אחר בחברה, גם אם ההחלטה לפיטורים כבר כמעט סופית.

איך להתנהל מול המנהל החדש לאחר השימוע?

בין אם השימוע יסתיים בהצלחה או יוביל להחלטת פיטורים, חשוב שהעובד ייזום תקשורת טובה יותר מול המנהל החדש. אליעד ממליץ:

• ליזום פגישות עדכון תקופתיות.
• לשאול את המנהל כיצד הוא מעדיף להתנהל בתקשורת איתו.
• להראות נכונות להשתפר ולקבל פידבק מתמיד.

איך להתכונן רגשית לשימוע?

אליעד מזכיר כי חשוב להגיע רגועים, להבין שזה חלק מתהליך מקצועי ולא להתייחס לזה כאל משהו אישי. ככל שהגישה תהיה עניינית, כך יהיה סיכוי טוב יותר להגיע לפתרון חיובי.

מה המסר העיקרי שעל העובד להעביר בשימוע?

בסופו של דבר, המסר המרכזי הוא:

• "אני רוצה להצליח, אני רוצה שהחברה תצליח, ואני פתוח לשנות ולהשתפר."
• "בואו נבין יחד מה בדיוק הציפיות ונראה איך אפשר לעמוד בהן."

באמצעות גישה זו, העובד יוכל לשפר משמעותית את סיכוייו להשפיע לטובה על תוצאות השימוע.

כיצד התנהלה שיחת השימוע בפועל ומה המלצות אליעד כהן להמשך ההתמודדות?

בשיחה נוספת בין העובד לבין אליעד כהן, העובד תיאר את מהלך שיחת השימוע עצמה ואת השיחות שקיים לפני ואחרי עם גורמים נוספים בארגון. אליעד המשיך לתת המלצות והסברים על הדרך הנכונה להתנהלות מקצועית ויעילה מול מנהליו.

מה היה בשיחת השימוע בפועל?

בשיחת השימוע, העובד ניסה לפתוח באופן חיובי ולבקש הבהרות מקצועיות לגבי הציפיות ממנו. הוא שאל שאלות ממוקדות, כגון:

• מה בדיוק היו הציפיות ממני שלא מילאתי אותן?
• כיצד אתה רואה את התפקיד שלי, והאם קיימים פערים בין הציפיות שלך לבין התפקוד שלי בפועל?
• האם אתה יכול לתת דוגמה ספציפית שמראה על חוסר מוטיבציה או אי - עמידה בציפיות?

המנהל השיב לו באופן כללי ולא סיפק תשובות ממוקדות או דוגמאות קונקרטיות, וטען בין היתר כי העובד לא יזם מספיק. העובד נתן דוגמה מהשיחה על כך שהמנהל טען שהיה נושא שלא קודם על ידי העובד במשך שבועיים, אך כאשר העובד שאל האם הסיבה לכך היא חוסר מוטיבציה, המנהל לא ענה בצורה חד - משמעית ואמר שהעובד צריך לענות בעצמו.

העובד הרגיש במהלך השיחה כי כאשר שאל שאלות טובות ומדויקות, המנהל שתק, שינה נושא, או חזר על טענות כלליות, דבר שעורר אצלו תחושה שאולי ההחלטה לפטר כבר התקבלה, או שישנם מניעים אחרים שלא נאמרים במפורש.

מה המליץ אליעד כהן לעשות לאחר השימוע?

אליעד הדגיש כי גם אם נראה שההחלטה כמעט סגורה, עדיין ניתן להשפיע עליה או לפחות להבין טוב יותר את המניעים מאחוריה. הוא הציע לעובד:

• לבקש ישירות מהמנהל להגדיר את סדרי העדיפויות מחדש ולא רק לשאול מה מצופה ממנו באופן כללי.
• להבהיר כי הפער בין העובד למנהל הוא בנושא התיעדוף ולא ברצון או ביכולות. יש לומר במפורש: "ברור שאני זה שאמור להחליט איך לעשות את העבודה, אבל חשוב לי שתגדיר את התיעדוף"...

מה לעשות כשמנהל חדש מזמן עובד לשימוע בטענה של חוסר מוטיבציה?

בשיחה בין אליעד כהן לעובד הייטק ותיק, אשר זומן לשימוע לאחר מספר שנות עבודה בעקבות טענות לחוסר מוטיבציה, נידונו לעומק שלל רעיונות, אסטרטגיות ודגשים חשובים בנוגע להתמודדות עם שיחת שימוע מהסוג הזה. השיחה עסקה גם במישור הרגשי והתחושתי וגם בכלים פרקטיים, תוך התבוננות על השימוע כנקודת מבחן מקצועית ולא אישית.

האם הטענות נגד העובד הן אישיות או מקצועיות?

נקודת המוצא הייתה התחושה של העובד כי מדובר בפגיעה אישית מצד המנהל החדש. אליעד מבהיר שלא ניתן לקבוע בוודאות שמדובר בטענה אישית. גם אם המנהל הקודם היה מרוצה, ייתכן שהמנהל החדש מצפה לדברים אחרים. זו לא בהכרח הוכחה לכך שהביקורת אינה מקצועית. אליעד מציע להטיל ספק בהנחות: גם אם העובד מרגיש שזה אישי, עליו לבדוק האם מדובר בתחושת בטן או בעובדות ממשיות.

איך נכון לגשת לשימוע?

אליעד ממליץ לא להיכנס לשימוע בגישה של מגננה או האשמה. יש להתייחס לביקורת בצורה עניינית ולשאול את המנהל שאלות פתוחות שיעזרו להבין מה בדיוק חסר בתפקוד.

הוא מציע לשאול:

• מה בדיוק ציפית שאני אעשה ולא עשיתי?
• מה לדעתך האינדיקציות לכך שאני לא עושה את התפקיד כמו שצריך?
• אם היית מגדיר את התפקיד שלי - איך היית מנסח אותו?
• מה לדעתך אני יכול לעשות אחרת כדי שהחברה תצליח יותר?

איך להתמודד עם טענות כלליות כמו "חוסר מוטיבציה"?

טענות מסוג "חוסר מוטיבציה" אינן עובדות אלא פרשנויות. אליעד מדגיש שחשוב לבדוק:

• האם יש אינדיקציות ממשיות לחוסר מוטיבציה?
• האם העובד לא פעל במרץ, או שמדובר באי - הבנה של מהות התפקיד?

למשל, אם הטענה היא שהפרויקטים תקועים, יש לברר:

• מה הסיבה לכך - עומס? אילוצים טכניים? בעיות צוותיות?
• האם מדובר בתחושת המנהל או בנתונים מדידים?

האם לדרוש הגדרה ברורה של התפקיד?

אליעד ממליץ לא להיתפס לשאלה של "מה מצופה ממני?", כי זו שאלה שמתאימה לעובדים בתחתית ההיררכיה. ככל שהתפקיד בכיר יותר, כך מצפים מהעובד להבין בעצמו את תחומי האחריות. עדיף לשאול:

• איך לדעתך אני יכול לממש את הפוטנציאל שלי בצורה טובה יותר?
• איזה פעולות לדעתך יביאו את החברה להצלחה רבה יותר?

איך לבחון האם מדובר בחוסר התאמה לתפקיד או חוסר רצון?

במקום להגיב באמירות כמו "אבל אני כן רוצה שהחברה תצליח", עדיף לשאול:

• האם לדעתך אני לא רוצה להצליח, או שאני פשוט לא מבין מה מצופה ממני?
• האם הבעיה לדעתך היא חוסר רצון או חוסר הבנה?

אליעד מדגים שאם הוא היה יועץ של המנהל החדש שרוצה לפטר את העובד, הוא היה מתחיל בברור הציפיות: "איך אתה רואה את התפקיד של העובד?", "האם העובד מבין מה אתה מצפה ממנו?"

כיצד להתנהל מבחינת תקשורת עם המנהל החדש?

העובד מודה שאינו יוזם מספיק שיחות עם המנהל החדש. אליעד מציע:

• להתחיל לשתף אותו בעדכונים יזומים
• ליזום שיחות סיכום או עדכון תקופתיות
• לשאול אותו ישירות כיצד הוא מעדיף שתנהלו מולו

הדגש הוא להראות שינוי, מעורבות, רצון ללמוד ולהשתפר.

איך להתמודד עם ההבדלים בין המנהל הקודם לחדש?

אליעד מציין שלא ניתן לצפות שהמנהל החדש יחשוב או יתנהל כמו הקודם. גם אם בעבר קיבלת שבחים, ייתכן שכעת יש ציפיות אחרות, וזה לא בהכרח אישי.

כדאי לשאול:

• מה השתנה מהעבר, שבו הייתם מרוצים ממני, לעכשיו?
• האם ייתכן שיש אי - סנכרון בין מה שציפית ממני לבין מה שאני הבנתי?

האם יש טעם לערב את המנכ"ל או גורמים נוספים?

במידה והשיחה עם המנהל הישיר לא מתקדמת, ניתן לפנות למנכ"ל או ל - HR:

• לא במטרה "לדלג" על המנהל אלא כדי להבין את התמונה הרחבה
• להבהיר שמדובר בעובד ותיק, שהושקע בו הרבה, ושהחלפתו תעלה הרבה כסף
• לבדוק האם יש רצון לשמר אותו בתפקיד אחר

מה לעשות אם המכתב פיטורים כבר מוכן?

אליעד מזכיר שגם...